İK ve personel yönetim yazılımı, çalışan bilgilerini, izinleri, giriş-çıkış kayıtlarını ve bordroya esas verileri dağınık Excel dosyaları yerine tek bir sistemde yönetmenizi sağlar. İzmir merkezli Oner Business Teknolojileri, İK yazılımını şirketinizin izin kurallarına ve onay hiyerarşisine göre geliştirir; PDKS ve kartlı geçiş cihazlarınızla ve bordro programınızla entegre çalıştırır.
İK yazılımında hangi modüller olur?
İK yazılımı, şirketin en çok zaman kaybettiği personel süreçlerinden başlar. Aşağıdaki modüller ihtiyaca göre seçilir ve şirketinizin kurallarına göre yapılandırılır.
- Özlük dosyası: Çalışan kartı, belgeler, görev ve departman geçmişi.
- İzin yönetimi: İzin talebi, çok aşamalı onay akışı, yıllık izin hakedişi ve bakiye takibi.
- Puantaj ve fazla mesai: PDKS ve kartlı geçiş kayıtlarından vardiya bazlı puantaj, geç kalma ve fazla mesai hesabı.
- Bordro aktarımı: Puantaj, izin ve ek ödeme verilerinin bordro programınıza aktarılması.
- Zimmet takibi: Bilgisayar, telefon, araç gibi zimmetlerin teslim ve iade kayıtları.
- Çalışan self servis: Çalışanın kendi izin talebini ve bilgilerini görebildiği portal.
PDKS ve kartlı geçiş entegrasyonu
Puantajın doğru olması için giriş-çıkış kayıtlarının elle değil, doğrudan cihazlardan gelmesi gerekir. İK yazılımı PDKS ve kartlı geçiş sisteminden aldığı kayıtları vardiya ve izin bilgisiyle birleştirerek puantajı hazırlar.
Oner Business, kartlı geçiş, turnike ve PDKS sistemlerinin kurulumunu da yapar. Bu sayede cihaz seçimi, kart veya biyometrik okuyucu yerleşimi ve yazılım entegrasyonu tek projede planlanır; cihaz ile yazılım arasında sorumluluk boşluğu kalmaz. Halihazırda kullandığınız bir PDKS varsa, ondan veri alma yöntemi analiz aşamasında belirlenir.
İK yazılım projesi nasıl yürür?
İK yazılımı projeleri beş aşamada ilerler: analiz, tasarım, geliştirme, devreye alma ve destek. Analizde izin kurallarınız, vardiya yapınız ve onay hiyerarşiniz yazılı hâle getirilir; geliştirme bu kurallar üzerine yapılır.
- Analiz: İlgili birimlerle görüşür, mevcut iş akışınızı, kullandığınız programları ve raporlama ihtiyaçlarınızı çıkarırız. Kapsam, öncelikler ve kapsam dışı işler yazılı hâle gelir.
- Tasarım: Ekran taslakları, veri modeli, yetki yapısı ve entegrasyon noktaları sizinle birlikte netleştirilir; geliştirmeye onaylanmış bir tasarımla başlanır.
- Geliştirme: Yazılım modüller hâlinde geliştirilir. Her aşamanın sonunda çalışan sürümü sizin kullanıcılarınız test eder; geri bildirimler bir sonraki aşamaya yansır.
- Devreye alma: Mevcut verilerin aktarımı, kullanıcı eğitimi ve canlıya geçiş planlı yapılır. Gerekirse eski sistemle bir süre paralel çalışılır.
- Destek: Canlıya geçişten sonra hata giderme, güncelleme, yedekleme ve yeni ihtiyaçlar için geliştirme, kapsamı sözleşmede tanımlanan bakım anlaşmasıyla sürdürülür.
KVKK ve özlük verisi
Çalışan verileri, sağlık raporu gibi özel nitelikli kişisel veriler de içerebilir. Bu nedenle İK yazılımında yetkiler en ince ayrıntısına kadar tanımlanır: yönetici yalnızca kendi ekibini, İK yalnızca yetkili olduğu kayıtları görür; görüntüleme ve değişiklikler işlem günlüğünde izlenir. Saklama ve imha süreleri tasarım aşamasında belirlenir. Veriler size aittir; yazılım kendi sunucunuzda ya da bulutta çalışabilir. Kaynak kod, kullanım hakları ve bakım kapsamı teklifte yazılı olarak yer alır.
İlgili yazılım çözümlerimiz
- Kuruma Özel ERP Yazılımı: Satış, satın alma, üretim, stok ve finans süreçlerinizi tek veri modelinde birleştiren, iş yapış şeklinize göre tasarlanan ERP.
- Kuruma Özel CRM Yazılımı: Müşteri kartı, fırsat ve teklif takibi, ziyaret planı ve satış raporlarını satış ekibinizin gerçek akışına göre kuran CRM.
- Muhasebe ve Ön Muhasebe Yazılımı: Cari, tahsilat, masraf ve muhasebe görev takibini mevcut muhasebe programınızla (ör. Netsis) entegre yöneten yazılım.
- Depo ve Stok Yönetim Yazılımı: Barkodlu mal kabul ve sevkiyat, sayım, çoklu depo ve raf adresleme ile ERP stoklarınızla senkron depo yönetimi.
- Kuruma Özel Yazılım Geliştirme: Hazır ürünlerin karşılamadığı onay akışları, raporlama ekranları ve entegrasyonlar.
Sık Sorulan Sorular
İK ve personel yönetim yazılımı; çalışanların özlük bilgilerini, izinlerini, giriş-çıkış ve puantaj kayıtlarını, zimmetlerini ve bordroya esas verilerini tek bir sistemde yöneten uygulamadır. Kuruma özel geliştirildiğinde izin kuralları, onay hiyerarşisi ve raporlar şirketin kendi organizasyonuna göre kurulur.
Evet. Personel devam kontrol (PDKS) ve kartlı geçiş cihazlarından gelen giriş-çıkış kayıtları yazılıma aktarılarak puantaj, geç kalma ve fazla mesai hesaplarında kullanılabilir. Oner Business kartlı geçiş, turnike ve PDKS sistemlerini de kurduğu için cihaz tarafı ile yazılım tarafı aynı ekipten planlanır. Bağlantı yöntemi, kullandığınız cihaz ve yazılıma göre analiz aşamasında belirlenir.
Kuruma özel İK yazılımı bordro hesaplamasını yapmak zorunda değildir; çoğu durumda doğru yaklaşım, puantaj, izin ve fazla mesai gibi bordroya esas verileri hazırlayıp kullandığınız bordro programına aktarmaktır. Aktarımın formatı ve yöntemi bordro programınıza göre analiz aşamasında belirlenir.
Özlük dosyaları, sağlık raporları gibi özel nitelikli kişisel veriler de içerebildiği için erişim çok sıkı tanımlanır. Rol bazlı yetkilendirme ile yönetici yalnızca kendi ekibinin, İK ise yetkili olduğu verinin kaydını görür; görüntüleme ve değişiklikler işlem günlüğünde izlenir. Saklama ve imha süreleri tasarım aşamasında belirlenir.
Maliyet; çalışan ve lokasyon sayısına, izin ve onay kurallarının karmaşıklığına, PDKS ve bordro entegrasyonlarına, çalışan self servis portalı gibi modüllere göre değişir. Analiz görüşmesinden sonra kapsamı yazılı bir teklif hazırlanır; proje, en çok iş yükü oluşturan süreçten (çoğunlukla izin ve puantaj) başlayacak şekilde aşamalandırılabilir.